Переход на электронный кадровый документооборот: как внедрить ЭКДО в организации

Внедрение электронного кадрового документооборота в организации — процесс, который требует не только технической настройки системы, но и юридически грамотного подхода. Ведение кадрового делопроизводства в электронном виде регулируется статьями 22.1–22.3 ТК РФ, и ошибки на этапе перехода могут привести к спорам с работниками и претензиям при проверках. Разбираем, как работает кадровый электронный документооборот на практике, из каких шагов состоит внедрение и сколько времени это занимает.

Как работает электронный кадровый документооборот

Электронный кадровый документооборот — это система, при которой кадровые документы создаются, подписываются и хранятся в электронном виде без дублирования на бумаге. Работодатель и работник взаимодействуют через информационную систему работодателя или через платформу «Работа в России». Документы подписываются электронной подписью — для одних видов документов достаточно простой подписи, для других (например, трудового договора) обязательна усиленная квалифицированная электронная подпись.

Важно понимать: не все кадровые документы можно перевести в электронный вид. Прямое исключение по ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ — трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы об инструктаже по охране труда. Эти документы по-прежнему оформляются на бумаге.

 «Хранение электронных кадровых документов»: о сроках и правилах хранения документов, которые остаются в электронном виде

Как перейти на электронный кадровый документооборот: 6 шагов

Шаг 1. Сформировать рабочую группу

Назначьте ответственного за проект внедрения — обычно это специалист кадровой службы. В рабочую группу стоит включить представителей IT-отдела и юриста: внедрение затрагивает и техническую инфраструктуру, и правовые вопросы одновременно.

Шаг 2. Провести аудит кадровых процессов

Определите, какие документы и процессы переводить в электронный вид в первую очередь. Не пытайтесь автоматизировать всё сразу — начните с самых частых и понятных процессов: заявления на отпуск, ознакомление с локальными актами, типовые приказы. Поэтапный переход снижает нагрузку на кадровую службу и на сотрудников.

Шаг 3. Выбрать информационную систему

Закон предлагает три варианта: собственная информационная система работодателя, бесплатная платформа «Работа в России» или их комбинация. При выборе учитывайте: интеграцию с уже используемыми учётными системами компании, поддержку нужных типов электронной подписи, удобство интерфейса для сотрудников.

Шаг 4. Разработать и утвердить локальный нормативный акт

Это ключевой документ перехода — положение о ЭКДО. В нём фиксируются: информационная система, которая используется; перечень документов и категорий работников, на которых распространяется ЭКДО; сроки уведомления сотрудников и дата введения; порядок подписания и ознакомления с документами. Если в организации есть профсоюз, его мнение по локальному акту должно быть учтено (ст. 372 ТК РФ).

«Документы для перехода на ЭКДО»: подробный разбор структуры положения и образец

Шаг 5. Уведомить работников и получить согласие

Переход на электронный кадровый документооборот с работниками — процесс добровольный. Каждого сотрудника нужно письменно уведомить о переходе и получить его письменное согласие либо отказ (ч. 5–6 ст. 22.2 ТК РФ). Отказ работника не может повлечь для него негативных последствий — увольнение, отказ в приёме на работу или иное ухудшение условий. Исключение — сотрудники, у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа: для них согласие не требуется, ЭКДО применяется автоматически, но проинформировать их всё равно нужно.

 «Согласие работника на ЭКДО»: как правильно оформить документ

Шаг 6. Оформить электронные подписи, обучить сотрудников и запустить систему

Работодатель обеспечивает электронными подписями и себя, и сотрудников, если используется собственная информационная система (при работе через «Работа в России» часть подписей заменяет учётная запись на Госуслугах). Перед полным запуском стоит провести обучение и, если компания крупная, — пилотный запуск на одном подразделении. Это помогает выявить и устранить ошибки в маршрутах согласования до того, как система заработает для всей организации.

Сроки внедрения ЭКДО в организации

Точный срок зависит от масштаба компании и сложности процессов согласования:

• Небольшая компания (до 100 сотрудников) — от 2–3 недель до 3 месяцев
• Средняя компания (до 8000 сотрудников) — 6–8 месяцев
• Крупная компания (до 20 000 сотрудников) — до года

Сроки увеличиваются, если требуется сложная интеграция с учётными системами компании или если бизнес-процессы включают многоступенчатые согласования.

Типичные ошибки при внедрении электронного кадрового документооборота

Перевод всех процессов сразу, без поэтапности.

Компании, которые пытаются автоматизировать весь кадровый документооборот одним рывком, чаще сталкиваются с перегрузкой HR-отдела и сопротивлением сотрудников, чем те, кто внедряет систему поэтапно.

Руководители отделов не вовлечены в проект.

Если решение о переходе принимают только HR и IT, а руководителей подразделений информируют накануне запуска, они игнорируют уведомления системы или требуют «приносить документы на подпись как раньше» — процесс буксует.

Систему настраивают по формальной схеме, не проверив, как процессы работают на практике.

Нередко реальный порядок согласования отличается от прописанного в регламенте — например, отпуск фактически согласовывают устно заранее, а заявление оформляют постфактум. Если система не учитывает эту специфику, она добавляет бюрократии вместо того, чтобы её сократить.

Отсутствие локального нормативного акта или его формальный характер.

Без чётко прописанного положения о ЭКДО у работодателя нет правовой основы для процесса — это прямой риск претензий со стороны трудовой инспекции или профсоюза.

«Правовое регулирование ЭКДО»: подробнее о требованиях 377-ФЗ

Недостаточное информирование и обучение сотрудников.

Если персоналу просто прислали ссылку на новую систему без объяснений, часть сотрудников откажется работать с ней или начнёт заваливать кадровую службу вопросами по каждому действию.

Попытка перевести в электронный вид документы, которые нельзя.

Оформление в рамках ЭКДО документов из закрытого перечня (трудовые книжки, приказ об увольнении и др.) — прямое нарушение ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ, которое может повлечь штраф при проверке.

Чтобы не допустить эти и другие ошибки при переходе на ЭКДО, важно системно разобраться в теме — от нормативной базы до практического внедрения. 

Хотите разобраться во всех нюансах перехода на практике?

На курсе «Цифровое кадровое делопроизводство» вы научитесь готовить документы для перехода на ЭКДО, работать с электронной подписью и избегать типичных ошибок