Хранение электронных кадровых документов: сроки, правила и требования к системе архивации

При переходе на электронный кадровый документооборот многие работодатели ошибочно полагают, что электронный формат снимает вопрос сроков хранения — на самом деле требования к срокам одинаковы для бумажных и электронных документов, различаются только технические условия хранения. Разбираем, сколько хранить кадровые документы в электронном виде, какими нормативными актами это регулируется и что нужно для правильной организации архива.

Какими документами регулируется хранение электронных кадровых документов

Хранение кадровых документов в электронном виде регулируется несколькими нормативными актами:

• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, устанавливающий обязанность организаций обеспечивать сохранность архивных документов, включая документы по личному составу
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 — утверждает Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения по каждому виду
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 — Инструкция по применению этого Перечня
• Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 (действует с 17.09.2023) — обновлённые правила хранения, комплектования и учёта документов, включая отдельную главу, посвящённую именно электронным архивным документам

Также срок хранения электронных документов, оформленных через ЭКДО, отдельно упоминается в ч. 14 ст. 22.3 ТК РФ: работодатель обязан обеспечить сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле — то есть тем же Перечнем № 236, что и для бумажных документов.

Срок хранения электронных кадровых документов: общее правило

Действует «золотое правило» архивного дела: срок хранения зависит от того, когда документ был закончен делопроизводством.

• Документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года — хранятся 75 лет
• Документы, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года — хранятся 50 лет

Отсчёт срока хранения начинается с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства по документу. Например, если трудовой договор оформлен в декабре 2025 года, срок хранения начинает отсчитываться с 1 января 2026 года.

Таблица сроков хранения по видам кадровых документов

Отдельно для работников с вредными или опасными условиями труда почти все документы (приказы об отпусках, табели) переходят в категорию длительного хранения — 50/75 лет вместо стандартных 5 лет. Это важно учитывать при формировании электронных дел.

Как хранить электронные кадровые документы технически

Для документов по личному составу со сроком хранения свыше 10 лет и постоянных используется система хранения электронных документов (СХЭД) — она может быть отдельным решением или встроена в саму систему электронного кадрового документооборота. Требования к организации хранения:

• Электронные документы должны храниться на серверах, расположенных на территории РФ — использование зарубежных серверов не допускается
• При передаче документов в СХЭД они приводятся к единым форматам, с обязательными метаданными: датой создания, сведениями о режиме доступа, форматом файла
• Для документов на физически обособленных носителях предусмотрена регулярная проверка — не реже раза в 5 лет: визуальный и технический контроль состояния носителя, проверка файлов на вредоносное ПО
• По истечении срока хранения документы выделяются к уничтожению отдельным актом — простое удаление файла без оформления акта не соответствует требованиям

Документы с временным сроком хранения (до 5 лет) можно хранить прямо в системе ЭКДО, пока организация её использует. Документы с длительным сроком (50, 75 лет, постоянно) целесообразно передавать в специализированную СХЭД или в архив — оставлять их годами в рабочей системе ЭКДО рискованно с точки зрения технической сохранности.

Что будет, если нарушить сроки хранения электронных кадровых документов

Утрата документов по личному составу или их преждевременное уничтожение — основание для претензий при проверке Государственной инспекции труда или Росархива. Особенно критично это для документов длительного хранения (50/75 лет): такие документы могут понадобиться бывшим работникам для подтверждения трудового стажа спустя десятилетия, и их отсутствие создаёт риски не только штрафов для компании, но и прямого нарушения прав работника. [Статья «Как внедрить ЭКДО»: как правильно организовать процесс перехода, чтобы избежать таких ошибок]

Хотите разобраться, как правильно организовать хранение электронных документов при переходе на ЭКДО?
На курсе «Цифровое кадровое делопроизводство» вы научитесь выстраивать процесс архивации по всем требованиям законодательства и избегать рисков при проверках.

Электронный кадровый документооборот (ЭКДО): курс повышения квалификации по цифровому кадровому делопроизводству