Требования, обязанности и качества специалиста по кадрам

Специалист по кадрам это что за профессия, если смотреть не на бытовое представление, а на официальный документ?

Вопрос образования мы подробно разбирали в отдельной статье — «Какое образование нужно специалисту по кадрам» — здесь же сосредоточимся на требованиях к должности, обязанностях и качествах, которые нужны в этой профессии.

В чём заключается работа специалиста по кадрам

В чём заключается работа специалиста по кадрам, точнее всего описывает сама трудовая функция из профстандарта «Специалист по управлению персоналом» (приказ Минтруда № 109н от 09.03.2022) — там подробно расписано, что нужно знать специалисту по кадрам, что он должен делать и какой уровень квалификации для этого требуется. —

Порядок работы специалиста по кадрам строится вокруг полного цикла документооборота, связанного с сотрудниками компании: от приёма на работу до увольнения, включая все промежуточные кадровые события.

Согласно профстандарту, основные обязанности специалиста по кадрам включают:

Сбор и проверку личных документов работников при трудоустройстве, консультирование сотрудников по вопросам оформления трудовых отношений, оформление документов, регламентирующих трудовые отношения с конкретным работником — трудовых договоров, приказов, дополнительных соглашений.

Функциональные обязанности специалиста по кадрам также включают подготовку по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок о стаже, льготах, гарантиях и компенсациях, а также выдачу работникам документов об их трудовой деятельности.

Отдельная часть работы — ведение учёта, предусмотренного трудовым законодательством, регистрация и оперативное хранение кадровых документов с последующей подготовкой их к сдаче в архив, а также работа в корпоративных и внешних информационных системах, которые используются для ведения документации по движению и учёту персонала.

Что должен делать специалист по кадрам каждый день

Что должен делать специалист по кадрам в ежедневной практике, зависит от размера компании и распределения обязанностей внутри кадровой службы, но базовый функционал сохраняется независимо от масштаба организации. Специалист по кадрам должен уметь работать с большим объёмом документов, не допуская ошибок, поскольку каждая неточность в кадровом документе потенциально оборачивается юридическим риском — как для сотрудника, так и для работодателя.

Отдельно стоит выделить работу с обращениями сотрудников: доведение до их сведения организационных, распорядительных и кадровых документов организации — обязанность, которая требует не только знания документооборота, но и умения понятно доносить информацию людям без профильного образования.

Требования к квалификации специалиста по кадрам

Требования к квалификации специалиста по кадрам определяются уровнем должности внутри профстандарта. Для базовой позиции (5 уровень квалификации) требования включают знание порядка оформления, ведения и хранения документов по персоналу, порядка учёта движения кадров, основ трудового законодательства и архивного дела, а также законодательства о персональных данных. Подробный разбор требований к образованию для каждого уровня — в статье «Какое образование нужно специалисту по кадрам».

Для позиции ведущего специалиста требования выше: ведущий специалист по кадрам требования включают не только документационную работу, но и разработку типовых форм документов, сопровождение процедур оформления трудовых отношений и администрирование процессов документооборота — то есть более методическую и организационную роль, а не только исполнительскую. Именно поэтому должностная инструкция ведущего специалиста по кадрам профстандарт учитывает шире, чем инструкция для базовой позиции: в ней добавляются пункты про разработку локальных актов и оптимизацию кадровых процессов.

Личные качества специалиста по кадрам — то, что не пишут в профстандарте

Профстандарт описывает обязанности и формальные требования, но не говорит о личных качествах — а они на практике часто решают, приживётся человек в профессии или нет. Стоит отдельно порассуждать, какие качества специалиста по кадрам обычно выделяют опытные практики, даже если это не прописано ни в одном официальном документе.

Внимательность к деталям.

Кадровая работа состоит из мелочей: неверная дата в приказе, пропущенная запятая в формулировке основания увольнения, неточность в расчёте стажа — каждая мелочь способна обернуться спором с работником или претензией трудовой инспекции. Специалисту по кадрам важно уметь замечать несоответствия там, где невнимательный человек их не увидит.

Стрессоустойчивость.

Через специалиста по кадрам проходят непростые ситуации — увольнения, конфликты, дисциплинарные взыскания, недовольство сотрудников зарплатой или графиком. Умение сохранять спокойствие и действовать по процедуре, а не эмоционально, — качество, которое сложно развить быстро, но которое высоко ценится в этой профессии.

Умение хранить конфиденциальность.

Специалист по кадрам работает с персональными данными, зарплатами, медицинскими справками, личными обстоятельствами сотрудников. Профессиональная этика здесь не формальность, а фактическое условие доверия — и со стороны сотрудников, и со стороны руководства.

Организованность и системность.

Работа предполагает множество параллельных процессов — оформление одних сотрудников, увольнение других, подготовка отчётности для третьих. Без системного подхода к организации документооборота легко упустить сроки, которые в кадровой работе часто жёстко регламентированы законом.

Коммуникабельность без потери формальности.

Специалист по кадрам объясняет сотрудникам сложные юридические формулировки простым языком, но при этом должен оставаться в рамках официальной коммуникации — не превращая рабочий диалог в неформальную беседу там, где важна точность.

Специалист по кадрам несёт ответственность — в каком объёме

Специалист по кадрам несёт ответственность прежде всего за корректность и своевременность оформления кадровых документов: ошибка при увольнении, неверно рассчитанные сроки уведомлений или неправильно оформленный трудовой договор могут обернуться штрафами для компании при проверке трудовой инспекцией и судебными спорами с работниками.

Профстандарт также прямо указывает на необходимость обеспечивать соблюдение требований законодательства в области обработки персональных данных и конфиденциальной информации — это ещё одна зона ответственности, о которой часто забывают, оценивая профессию только через призму кадрового делопроизводства как такового.

Итог — требования к специалисту по кадрам кратко

Требования к должности специалиста по кадрам складываются из трёх составляющих: формального уровня квалификации по профстандарту, конкретного набора трудовых действий — документооборот, учёт, консультирование сотрудников — и личных качеств, среди которых внимательность, стрессоустойчивость и умение работать с людьми в непростых ситуациях.

Если вы хотите официально подтвердить соответствие этим требованиям — с дипломом установленного образца и без необходимости получать новое высшее или среднее образование — пройти профессиональную переподготовку можно дистанционно. Программа переподготовки «Специалист по кадровому делопроизводству» построена на основе требований профстандарта 07.003.

Специалист по кадровому делопроизводству